Книга учета доходов и расходов для ООО и ИП на УСН в 2018 году: когда нужна, где взять и как вести

При переходе индивидуальным предпринимателем (ИП) или юридическим лицом (ООО) на упрощенную систему налогообложения (УСН), руководителями должно быть максимально подробно изучено действующее законодательство, которое освещает все нюансы рассматриваемого налогового режима. В противном случае, пристального внимания налоговиков, а также штрафов за выявленные нарушения не избежать. Одним из документов, обязательным к ведению, является книга учета доходов и расходов. О том, что представляет собой данный документ, о способах, порядке его заполнения пойдет речь в этой статье.

Что такое книга учета расходов и доходов?

КУДиР – форма документа, отражающая все денежные поступления от текущей деятельности и выбытия денежных средств. Данный документ является обязательным к ведению:

• индивидуальными предпринимателями, действующими на основании УСН, ОСН, ПСН или ЕСХН. То есть всех ИП, за исключением тех, кто осуществляет деятельность по ЕНВД;
• организациями, работающими по УСН.

Когда нужна КУДиР?

Все вышеперечисленные субъекты экономической деятельности обязаны вести данный документ в строгом соответствии с установленными бланками, поскольку информация, содержащаяся здесь, применяется для самостоятельного расчета налогового обременения организацией. По действующему законодательству РФ (основание ст. 120 НК РФ) на «упрощенца» может быть наложена ответственность в виде штрафных санкций, если:

• КУДиР не ведется;
• документ ведется с нарушением порядка, регламентированного действующим законодательством;
• операции вносятся не фактической датой.

Рассчитывая величину штрафа, опираются на результаты, полученные в результате нарушений:

• при занижении налоговой нагрузки для расчета УСН, сумма штрафа составляет 20% от размера неуплаченного налога (минимум 40 тыс. рублей);
• если есть ошибки, которые не повлияли на изменение базы налогообложения для расчета УСН, сумма штрафа составляет от 10 до 30 тыс. рублей.

Если на момент проверки ФНС ответственное лицо по любым обстоятельствам не предоставило КУДиР для ознакомления сотрудникам налоговой, величина штрафа составит 200 рублей за каждую непредоставленную к проверке книгу. Штраф может налагаться также на определенное лицо. Тогда его размер составляет от 300 до 500 рублей.

Согласно общим правилам, в обязанности ИФНС не входит заверение КУДиР, данный документ не нужен для подтверждения рассчитанной величины налогового обременения. Но при любой проверке или запросе со стороны налоговой книги, фирма обязана предоставить ее в течение пяти дней.

Кроме ведения и правильного заполнения, любая организация обязана соблюдать сроки хранения КУДиР – 4 года. Следовательно, «упрощенцам» при необходимости должны предъявляться налоговым органам четыре книги.

Где взять и как вести?

Данная книга может вестись электронно или вручную. Чтобы избежать ошибок, большинство субъектов экономической деятельности предпочитают использовать специальные онлайн-программы и вести электронные КУДиР.

Независимо от способа ведения книги, ее можно скачать на любом официальном портале с нормативно-правовыми документами в виде файла MS Excel, заполнять книгу на компьютере или распечатать для ведения вручную.

Преимущество электронного заполнения заключается в том, что в любой момент можно исправить ошибочно внесенные сведения. Если погрешности обнаружены после того, как Книга распечатана и прошита, ошибка зачеркивается, вносятся корректные данные, они заверяются подписью руководителя предприятия и печатью организации (при наличии). Аналогично делаются исправления, когда Книга заполняется вручную.

Порядок ведения книги:

Поскольку КУДиР выполняет функцию налогового регистра, и применяется для исчисления величины налога, то вносятся в документ только операции, учитываемые при расчете базы налогообложения для УСН.

В Книге последовательно отражаются все операции по доходам в графе «Доход» и по расходам — графа «Расход». При этом каждая новая запись вносится только на основании подтверждающих приход или выбытие денежных средств документов. Если таких подтверждающих документов нет, то данные в КУДиР не заносятся. Это будет считаться нарушением.

Отдельно Книга никуда не подается, а прикладывается к налоговой декларации по УСН. Тем не менее каждое предприятие обязано вести документ и предоставлять его для налоговой по первому требованию.

При наличии у предприятия обособленных структурных подразделений, КУДиР ведется налогоплательщиком, которым является головная организация. В Книгу заносится сумма доходных и расходных операций без привязки или разбивки по подразделениям.

Особенности ведения КУДиР в 2018 году

Основные правила заполнения КУДиР:

• для каждого налогового периода предприятие начинает вести новую КУДиР;
• все операции заносятся по мере осуществления в отдельную ячейку, подтверждаются соответствующими документами (чеками, ПКО или РКО, платежными поручениями и др.);
• не относятся к доходам пополнение счета или операции, связанные с увеличением УК, поэтому отражению они не подлежат;
• по окончании отчетного периода электронная книга выводится на печать, оформляется на основании установленного законодательством порядка;
• при наличии незаполненных разделов в КУДиР, пустые страницы также подлежат распечатке, нумерации и сшиванию;
• если за отчетный период времени предприятие не занималось никакими видами деятельности, при этом не было денежных поступлений или выбытия средств, в фирме должна быть нулевая КУДиР.

Принципиальной разницы в ведении КУДиР между индивидуальными предпринимателями или юридическими лицами нет, поэтому можно говорить о том, что всеми субъектами экономической деятельности, работающими по УСН, документ заполняется одинаково:

1. Титульный лист: «Форма по ОКУД» остается незаполненной; в графе «Дата» прописывается число, месяц, год начала ведения Книги (число первой внесенной записи); «ОКПО» — заполняется только при наличии информационного письма из Росстата; «Объект налогообложения» — доходы или иные поступления за вычетом расходов; наименование ИП или ООО; ИНН (если индивидуальный предприниматель); КПП (если общество с ограниченной ответственностью); адреса: место жительства (для ИП), регистрация (для ООО); расчетные счета (при наличии).
2. Раздел №1 «Доходы и расходы» включает четыре таблицы. Каждая из них соответствует конкретному кварталу текущего года и состоит из 5 столбцов: Столбец 1 – номер записи по порядку. Столбец 2 – дата и номер подтверждающего совершение операции документа; Столбец 3 – содержание операции (от чего и за что поступили денежные средства, или на что были потрачены – номер и дата договора); Столбец 4 – доходы, которые принимаются во внимание при определении величины налогового обременения. Если средства возвращались покупателю, то сумма записывается в четвертом столбце в графе доходы, но со знаком «-»; Столбец 5 – расходы, которые принимаются во внимание при определении величины налогового обременения, т.е. поступления минус затраты. Этот столбец заполняется только индивидуальными предпринимателями, работающими по УСН.
3. Раздел №2 «Расчет доходов на приобретение основных средств и нематериальных активов» подлежит заполнению только, если организация несла расходы, связанные с приобретением, изготовлением или сооружением ОС и НА. В качестве ОС выступают здания, земельные участки, инструменты или оборудование. К НА относятся авторские и изобретательские права, товарные знаки.
4. Раздел №3. «Расчет суммы убытка, уменьшающей налоговую базу по налогу» подлежит заполнению только при наличии убытков в прошедшем периоде, которые допускается переносить на следующий отчетный период.
5. Раздел №4. «Расходы, уменьшающие сумму налога». Сюда заносятся уплаченные страховые взносы. Индивидуальными предпринимателями указываются взносы за себя, организациями – за своих сотрудников.
6. Раздел 5. Внесен в КУДиР с 1 января 2018 года, и применяется для отражения записей плательщиками о суммах торговых сборов: пункт 1 – номер операции по порядку; пункт 2 – все реквизиты подтверждающего платежного документа; пункт 3 – период, в отношении которого начислен и уплачен сбор; пункт 4 – сумма сбора.

Заключение

В регистр могут быть внесены не все приходные и расходные операции, а только те из них, которые предусмотрены УСН. При этом расходы заносятся в КУДиР даже при полном отсутствии доходов (из письма Министерства финансов РФ от 31.05.2010 г.). При неосуществлении предпринимательской деятельности ведется «нулевая» книга. Отсутствие доходных или расходных операций не освобождает владельца предприятия от заполнения данного документа.