Даже в эпоху постепенного перехода на электронный документооборот правильное ведение отчетности в бумажном виде не потеряло своей актуальности для ответственных сотрудников. В этой статье мы разберем, как правильно сшивать кассовую книгу, зачем это необходимо делать и за какой период, а также как поступить при электронном документообороте.
Зачем нужно сшивать кассовую книгу?
Данный документ существует на предприятии в единственном экземпляре. Поэтому сшитая и пронумерованная книга является практически стопроцентной гарантией отсутствия каких либо махинаций, например, удаления либо замены содержащихся там сведений.
Как правильно сшивать?
Существует два варианта ведения учетных записей — классический, когда используется готовый журнал формы КО-4, и электронный, когда сведения вносятся в программу, и после обработки данных и приведения их в соответствующий формат в конце дня распечатываются листы.
Кассовая книга в формате журнала подшивается до того, как ее начинают использовать по назначению. Первым делом при помощи шариковой ручки нумеруются все страницы, за исключением обложки и титульного листа, при этом номер страницы дублируется и на отрывном, и на сшиваемом листе. Делать дырки в журнале удобнее всего при помощи шила, а лучший материал для сшивания страниц это суровая нить. Перед тем, как затянуть узел, необходимо проверить, сможет ли журнал свободно открываться и закрываться. На оставшиеся свободными концы нити наклеивается лист картона, исполняющий роль пломбы. На пломбе должна содержаться следующая информация:
- написанная от руки либо машинописным текстом наносится надпись « Прошито и пронумеровано ___ (количество страниц)»;
- печать организации (если она положена организации по уставу), при этом она должна выходить за края листа, чтобы исключить возможность замены пломбы;
- подпись ответственного лица.
В случае обработки данных при помощи программы (как правило 1С либо Excel) страницы в выбранном электронном формате распечатываются в конце дня в двух экземплярах, а затем нумеруются и прошиваются. При этом сквозная нумерация идет с даты заведения книги.
За какой период сшивать?
Кассовая книга ведется за определенный промежуток времени, как правило, за год. Если интенсивность ведения записей подразумевает более короткий или наоборот длинный период, это также не является нарушением, однако все нюансы ведения учетных записей должны быть оформлены посредством приказа.
Как поступать при электронном документообороте?
При электронном документообороте все вносимые данные заверяются при помощи электронной цифровой подписи, которая находится в распоряжении главбуха либо руководителя организации. В этом случае распечатывать и сшивать страницы нет необходимости.
Заключение
Таким образом, правила надлежащего оформления кассовой книги довольно просты, и соблюдение их не слишком обременительно для ответственного сотрудника.
