В силу тех или иных обстоятельств компании вынуждены выдавать своим подчиненным определенную сумму денежных ресурсов под отчет. В данном случае речь может идти о получении аванса при направлении в служебную поездку либо покупке общехозяйственных товаров для организации.
В этой статье речь пойдет о том, что представляет собой 71 счет бухгалтерского учета, каков порядок выдачи подотчетных сумм, в корреспонденции с какими счетами работает обозначенная позиция, какие типовые бухгалтерские проводки существуют для отражения подобного рода операций. Помимо того, мы рассмотрим один из практических примеров.
Роль и значение 71 позиции для бухгалтерского учета
71 счет необходим для того, чтобы вести учет выданных и не потраченных подотчетных сумм. Последние выдаются из кассы организации и при условии, что сотрудник отчитался, сдав авансовую ведомость, по ранее полученным авансовым средствам.
Для того, чтобы получить деньги под отчет работник обязан написать заявление на имя руководства компании. После того, как срок, на который были выданы обозначенные суммы, истек, сотрудник в течение 3 дней обязан представить отчетность о цели и сумме затрат. Та часть ресурсов, которая осталась не использованной, должна быть отдана в кассу организации.
По характеру 71 позиция является активной. Тем не менее на момент составления отчетности по ней может сформироваться как дебетовое, так и кредитовое сальдо. В последнем случае речь идет о задолженности организации перед работником по причине того, что полученных под отчет ресурсов не хватило для покрытия понесенных расходов. Сальдо же по дебету свидетельствует о задолженности сотрудника перед работодателем.
Аналитика по позиции ведется по каждой выданной подотчетной сумме. Контроль за подобными расходами дает возможность сократить неэффективные затраты организации.
Порядок получения денег под отчет
Порядок выдачи финансов под отчет регламентируется специальным нормативным документом, утвержденным ЦБ РФ, в котором отражаются правила ведения кассовых операций хозяйствующими субъектами.
Итак, прежде чем выдавать деньги под отчет бухгалтерия должна проверить, не числится ли за данным сотрудником какая-либо задолженность по ранее полученным ресурсам. Если таковая имеет место быть, то выдавать дополнительные средства нельзя.
После того, как стало понятно, что такой задолженности нет, то работнику необходимо написать заявление на имя руководства, указав требуемую сумму и срок.
Теперь при наличии заявления с подписью руководства оформляется расходный кассовый ордер, который должен быть завизирован главным бухгалтером, кассиром и руководителем, когда бухгалтера нет.
После оформления обозначенного документа и его передачи в кассу кассир проверяет правильность его составления и наличие соответствующих подписей должностных лиц. Только после выполнения всех перечисленных действий кассир выдает работнику денежные ресурсы под отчет.
Корреспондирующие позиции
В случае выдачи денежных ресурсов под отчет дебетуется 71 позиция в корреспонденции с 50 счетом. Если же деньги были перечислены из депозита до востребования компании, то кредитуется 51 позиция.
Что касается кредитования 71 позиции, то используются 08, 10, 20, 23, 28, 29, 41, 44, 50, 51, 55 и прочие счета.
Типовые записи
Существуют следующие типовые бухгалтерские проводки для отражения операций по 71 позиций:
1) Дт 71
Кт 50 – выдача денег под отчет из кассы;
2) Дт 08
Кт 71 – включение в первоначальную стоимость НМА расходов на их приобретение и создание;
3) Дт 10
Кт 71 – учет материалов, купленных подотчетным лицом;
4) Дт 20
Кт 71 – учет израсходованных подотчетными лицами денег основного производства;
5) Дт 50
Кт 71 – возврат в кассу неиспользованных подотчетных сумм и т.п.
Практический пример
Работник предприятия получил из кассы средства в размере 3 700,0 р. на покупку материалов. Из общей суммы полученных ресурсов были израсходованы лишь 2 400,0 р. В данной ситуации бухгалтер отразил следующие проводки:
1) Дт 71
Кт 50 – 3 700,0 р., выданы средства под отчет;
2) Дт 10
Кт 71 – 2 400,0 р., приобретены материалы;
3) Дт 50
Кт 71 – 1 300,0 р., возврат неиспользованных средств.
Заключение
Таким образом, использование подотчетных сумм и контроль за этим процессом позволяет руководству компании распоряжаться имеющимися ресурсами более эффективно, что в конечном итоге влияет на финансовый результат деятельности любого предприятия.
