Стимулирование работников на достижение новых целей и эффективное выполнение задач с помощью поощрений принято практически в каждой организации. Правильная оценка достижений требует четкую постановку цели и определенные критерии значимости достигнутого результата. Для конкретной регламентации достижений сотрудников создана система, основанная на совокупности показателей эффективности. Она помогает работникам быть осведомленными о том, как они могут достичь желаемой цели (поднятие зарплаты, карьерный рост и другие бонусы), а менеджерам объективно оценивать уровень затраченных усилий персонала.
Основные обязанности бухгалтера
Бухгалтерия – одно из важнейших звеньев в цепочки функционирования предприятия. От успешной работы этого отдела и своевременного ознакомления сотрудников с нововведениями законодательства во многом зависит непрерывность и продуктивность деятельности всех подразделений организации. К основным обязанностям бухгалтера можно отнести:
- ведение бухгалтерской отчетности с помощью современных программных продуктов;
- своевременная регистрация денежных средств и иных ценностей, полученных предприятием, учет оборота денежных средств;
- фиксирование расходов, поступлений от продаж, хозяйственных и финансовых операций организации;
- расчет налоговых выплат, своевременная оплата начисленных сумм, гашение банковских задолженностей;
- расчеты с поставщиками и заказчиками;
- своевременное составление промежуточной отчетности, грамотное заполнение документов учета, бухгалтерской книги;
- контроль оборота денежных ресурсов внутри кассы и на расчетных счетах организации;
- исчисление заработной платы сотрудников и последующая ее выплата;
- расчет и начисление выплат по больничным листам, командировочных, отпускных и других социальных выплат;
- расчет себестоимости конечного продукта, исходя из затрат на производство;
- подготовка и сдача в срок необходимой отчетности.
Список обязанностей бухгалтера зависит от специфики деятельности организации. Каждое предприятие имеет свой регламент должностных обязанностей бухгалтера, поэтому список может быть значительно шире, исходя из хозяйственных потребностей.
Основы KPI
KPI – это система коэффициентов. Совокупность KPI воздействует на количественные и качественные достижения относительно предполагаемого результата. Разработка показателей предусматривает разложение главных индексов для получения каждым подразделением предприятия группы своих KPI. Каждый коэффициент имеет свои параметры эффективности, четко регламентированные установленным сроком выполнения задачи. В соответствии с показателями эффективности на основе KPI каждый сотрудник получит индивидуальное вознаграждение.
Для успешного запуска системы коэффициентов эффективности предприятию необходимо провести многоэтапную подготовку.
- Планирование стратегии. Для начала необходимо сформировать политику достижений, продумать этапы, помогающие достичь поставленных задач и результатов.
- Выделение основных показателей успешной работы. Руководство компании отбирает главные, по своему мнению, нормативы достижения успеха, исчисляемые в количественном выражении.
- Выбор показателей достижения целей. Выделение наилучших способов достижения намеченных результатов, с помощью рассчитанных KPI.
Условия успешного функционирования системы коэффициентов:
- уникальность каждого показателя;
- достижимость;
- измеримость (ед., кг, шт., руб., у. е.);
- соответствие компетенции оцениваемых сотрудников;
- полезность.
Виды основных коэффициентов эффективности:
- KPI итогов – показывает объем полученных результатов;
- KPI расходов – отражает издержки необходимых ресурсов;
- KPI процессинга – выполнение поставленных задач без сбоев;
- KPI времени – временные затраты на выполнение процессов;
- KPI отдачи – соотношение полученных затрат к издержкам.
KPI главного бухгалтера – что сюда входит?
Каждый отдельно взятый отдел бухгалтерии имеет свои особенности работы в соответствии с деятельностью организации, поэтому совокупность коэффициентов для каждого отдельно взятого главного бухгалтера будет своя. К показателям, определяющим результативность работы бухгалтерии, можно отнести:
- своевременность сдачи отчетных документов в контролирующие органы и грамотное их заполнение;
- отсутствие просрочек по платежам клиентов;
- отсутствие ошибок в ведении учета;
- итоговая экономия при работе с поставщиками;
- штрафы и пени со стороны контролирующих органов из-за ошибок бухгалтерии;
- расходы на оплату жалования сотрудников отдела;
- жалобы на работу бухгалтеров со стороны контрагентов, работников и клиентов.
Кроме перечисленных выше критериев, главному бухгалтеру стоит принимать во внимание информацию о квалификации, стимулах и уровне нагрузке в работе персонала.
Пример KPI главного бухгалтера
Рассмотрим пример расчета главного бухгалтера на основе 4 коэффициентов:
Z – несвоевременное выполнение расчетов: Z = Z факт./Z план, где Z факт. – действительные временные затраты на отчетность.
Zплан. – плановые временные затраты: P – объем просроченных платежей; P = (P пo/Pобщ.) × 100%, где P пo – сумма просроченных обязательств, Pобщ. – сумма неоплаченных обязательств.
N – переплаты контрагентам; N = (Nопл./Nр) × 100%, где Nопл. – сумма, оплаченных обязательств.
Nр – настоящая сумма, выставленная к оплате: O – ошибки при ведении счетов, O = O общ.выст. – O верн.выст, где O верн.выст. – объем верных счетов в денежном выражении. O общ.выст. – объем всех счетов в денежном выражении.
Пример 1. Бухгалтер A:
Z = Z факт./Z план = 56/37 =1,51,
P = (P пo/Pобщ.) × 100% = 120/3600*100=3%
N= (N опл./Nр) × 100% = 6500/6500*100=100%
O = O общ.выст. – O верн.выст =35 — 35=0
На основе полученных результатов можно сделать выводы: Z>0 – значит, работа выполнена не только в срок, но и запасом времени; P <50% показывает низкий уровень просрочек; N=100% говорит о наличии всех оплат в соответствии с потребностями; и O, соответствующее нулю, свидетельствует об отсутствии ошибок при ведении счетов.
Все рассмотренные показатели KPI положительные, значит, эффективность работы главного бухгалтера высокая и соответствует 4 баллам.
Пример 2. Бухгалтер B:
Z = Z факт./Z план = 42/58 =0,72
P = (P пo/Pобщ.) × 100% = 560/850*100=66%
N= (N опл./Nр) × 100% = 7200/5650*100=127%
O = O общ.выст. – O верн.выст =23 — 18=5.
Подводя итоги, по полученным результатам мы видим, что Z<0, значит, выполнение работ произведено несвоевременно, P >50%, что говорит о довольно высоком уровне просрочек, N>100% рассказывает об отсутствии переплат и O>0 свидетельствует о наличии ошибок в выставлении счетов.
KPI в рассмотренном примере равен 0, нет ни одного положительного результата расчета, что говорит о низком уровне эффективности работы главного бухгалтера.
KPI – хороший стимул для сотрудников и эффективное средство контроля для руководителей. Для каждой конкретной организации количество и состав показателей результативности будет свой. Однако, чтобы система работала, важно вести справедливую оценку деятельности, придерживаясь выставленных коэффициентов, и достаточную программу бонусов для сотрудников, для высокой мотивации к достижениям целей компании.